Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển tới phòng ban kế toán của đơn vị mang liên quan, nó sẽ được rà soát và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau lúc hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Đây chính là bốn bước trong qui trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên Hình 2.1.
Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ những tiêu chí, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, ko tẩy xoá, ko viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả những liên theo cùng một nội dung sử dụng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc trưng phải lập nhiều liên nhưng ko thể viết một lần tất cả những liên chứng từ thì mang thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả những liên chứng từ.
Thứ ba, những chứng từ kế toán được lập sử dụng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải mang đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới mang trị giá thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải mang chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả những chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, ko được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán sử dụng để rót vốn phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp ko đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký những lần trước đó.
Những doanh nghiệp chưa mang chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, nhà băng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải thích hợp với mẫu dấu và chữ ký còn trị giá đã đăng ký tại nhà băng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) ko được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền ko được uỷ quyền lại cho người khác.
Những doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, những viên chức kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện rà soát lúc cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những tư nhân mang quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, ko được ký chứng từ kế toán lúc chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định thích hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Trong bước rà soát chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả những chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển tới đều phải tập trung vào phòng ban kế toán doanh nghiệp. Phòng ban kế toán rà soát những chứng từ kế toán đó và chỉ sau lúc rà soát và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới sử dụng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Thứ hai, những nội dung cần rà soát trong chứng từ bao gồm:
(1) rà soát tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của những tiêu chí, những yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
(2) rà soát tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với những tài liệu khác mang liên quan;
(3) rà soát tính chuẩn xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Thứ ba, lúc rà soát chứng từ kế toán nếu phát hiện mang hành vi vi phạm chính sách, chế độ, những quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn lúc rà soát một Phiếu chi phát hiện mang vi phạm chế độ, kế toán ko xuất quỹ.
Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập ko đúng thủ tục, nội dung và chữ số lập lờ thì người chịu trách nhiệm rà soát hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Thứ hai, sau lúc rà soát, viên chức kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ lúc nào chứng từ kế toán đã được rà soát và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải mang biên bản kèm theo bản sao chụp mang xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải mang biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán sử dụng cho quản lý, quản lý của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán ko sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật mang quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán mang tính sử liệu, mang ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước mang thẩm quyền mới mang quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước mang thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan mang thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Ngoài ra, trong lúc sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:
Một là, tất cả những doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, những doanh nghiệp ko được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại đề xuất.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản tỷ mỉ, ko được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ mang giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán đề xuất do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán đề xuất phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng những quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với những biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, những doanh nghiệp mang thể tậu sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo những nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
Dưới đây giới thiệu qui trình luân chuyển chứng từ trong kế toán thu tiền mặt (Hình 2.2).
Giảng giải sơ đồ 2.2:
A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)
(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên, lưu liên 1)
(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)
(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) – người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ
(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho phòng ban liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt
(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu
B – Kết thúc
Originally posted 2019-01-06 10:08:21.